De las redes sociales a la comunicación interna organizacional

Las redes sociales son un arma a favor

Facebook, Twitter, YouTube, entre otras redes sociales, tienen el poder de ser herramientas que afectan o benefician el desarrollo de una persona, organización o comunidad. Todo depende del uso que los administradores les den a estas.  Muchos expertos en comunicación y mercadeo han abordado las ventajas que la social media trae a la imagen de la empresa, lo cual repercute indirecta o directamente en las ventas de la misma.

Sin embargo, muy poco o nada se ha desarrollado el uso y potencial que las mismas pueden tener a nivel interno de las organizaciones. En la mayoría, se priva a los empleados el acceso a sus cuentas, para evitar que la productividad o calidad de sus servicios se reduzca. A continuación se presentarán formas de usar las redes sociales, que se han convertido en productos de consumo diario, a favor de los empleados y la empresa.

La comunicación interna en las organizaciones

Un elemento importante para el desarrollo, económico y social, de las organizaciones es la comunicación. Los adecuados procesos de comunicación interna dan como resultado una exitosa comunicación externa. Para trabajar en la comunicación interna deben tomarse en cuenta varios aspectos de los empleados y de los procesos que estos realizan.

Fuente: Internet

Según  Fernando Martín, la   comunicación interna es el “conjunto de actividades efectuadas por cualquier organización, para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y motivados, para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos organizacionales”. (Guzman, 2012: 76)

Precisamente en este punto entran a actuar las redes sociales como herramientas para crear y fortalecer las interacciones entre los miembros de una organización y mejorar así los resultados externos.

Un mundo de funciones y aplicaciones

Las cifras de los usuarios de las redes sociales aumentan cada día en Europa, América y por lo tanto, también en Guatemala. Dentro de las estadísticas se puede mencionar que el 20% de la población con acceso a Internet es miembro de una red social. El usuario medio consulta su red social al menos dos veces al día y   la mitad de los usuarios no tiene acceso a las redes sociales desde sus puestos de trabajo en la empresa. (http://www.rivassanti.net/notas-sobre-Las-Redes-Sociales/Estadisticas-de-volumen-de-usuarios-Facebook-y-Redes-Sociales.php)

Fuente: Internet

Facebook es la red social más conocida a nivel mundial, el 85% de los usuarios de Internet conocen Facebook. En el último año ha sumado 49 millones de cuentas y alcanza ya los 1.109 millones. Twitter supera los 500 millones de cuentas. Google+ tiene 300, Instagram 150 y YouTube 100 millones. Los usos de las mismas son variados, estar en contacto con amigos y familiares, publicar fotografías de sí mismos y sus actividades, información, entretenimiento, mercadeo, encuestas y muchas más.

Pero en esta ocasión se le agregará una nueva utilidad o beneficio: fortalecimiento de la comunicación interna organizacional. ¿Cómo? Fácil y sencillo. El primer punto es tomar a las redes sociales como aliadas y no como enemigas del rendimiento en general de los empleados.

Posteriormente el administrador de redes o el comunicador organizacional de la empresa creará un grupo secreto en Facebook, por ser la red social más popular. En este agregará las cuentas de los empleados, informándoles previamente de la acción. Asimismo, se pautarán normas del uso de las redes sociales dentro de la empresa.  

Las normas de uso dependerán de las funciones que en general realice la empresa o de las que cumpla cada empleado. Puede ser de 10 a 15 minutos en la primera hora de trabajo, antes o después del almuerzo o en la última hora. También puede promoverse en los horarios de refacción o comidas.

Fuente: Internet

En este grupo pueden crearse o reforzarse la misión, visión y valores de la empresa, según la situación de cada institución. El comunicador preparará una actividad distinta cada semana o quincena. Proponiendo acciones sencillas, como pedirles que escriban una frase acerca del respeto, publicar una imagen de la tolerancia, resolver una trivia que revele datos históricos de la empresa.

Para motivar el uso y la participación de los empleados, se premiará al final de cada mes al más creativo o rápido en contestar. El grupo será una herramienta importante para medir la satisfacción de los trabajadores dentro de la organización, pues pueden plantearse encuestas acerca de su opinión respecto algunos temas laborales. Ayudará a la toma de decisiones.

Si el departamento de comunicación trabajara en la edición de vídeos corporativos, puede publicarlos y pedir que comenten sobre el contenido del mismo. Será un espacio perfecto para publicar fotografías de capacitaciones, cumpleaños o eventos especiales en los que participen los trabajadores. En este se reconocerá de forma pública al empleado del mes, se felicitará a cumpleañeros, recién casados y madres que hayan dado a luz o se expresará el pésame a algún compañero que esté de duelo. De esta forma se reforzará la identidad y sentido de pertenencia a la empresa.

El medio se prestará para la organización de eventos formales o informales, como Baby Showers, despedidas de solter(o), convivios navideños, encuentros deportivos, almuerzos y más. Los compañeros propondrán fecha del evento, lugar y horario. Así como los materiales que cada uno aportará para la realización del mismo.

Si no pueden reemplazarse por completo las impresiones de memorandos, sí reducirá el uso de papel y tinta para informar al personal acerca de actividades que se realizarán durante la semana o el mes. El grupo en Facebook informará el administrador cuántas personas y quiénes leyeron la información, dejando por un lado las tradicionales copias o firmas de recibido. La constancia digital es fidedigna, pues no permite la alteración de datos.

Fuente Internet

La retroalimentación se facilita por este medio. Los empleados tendrán la libertad de manifestar sus inquietudes, dudas, solicitudes o inconformidades.  Siendo el administrador o comunicador que gestione o traslade la información al departamento que corresponda y dé pronta respuesta a la misma. Dicho espacio también permite que se pueda abrir una sala de chat con uno o varios miembros del grupo, para tratar temas específicos.

Finalmente pero no menos importante, se pondrá especial atención al diseño de las imágenes que identifiquen al grupo virtual. La foto o imagen de perfil puede ser el logotipo de la empresa y la de portada será reemplazada constantemente con elementos que identifiquen a los empleados con la organización. Esta puede ser la fotografía con más “likes” de un evento o la imagen que publicó alguno de los empleados.

Estas acciones harán que el personal se sienta valioso e importante. Los directivos deben prestarle atención a las actividades que se realicen en el grupo virtual, para que los trabajadores tomen con respeto y seriedad cada una de sus participaciones en el mismo. De lo contrario será visto como pérdida de tiempo y puede prestarse sólo para entretenimiento, chismes o críticas destructivas.

¿Se puede aplicar en todas las organizaciones? 

Esta pregunta es muy importante. Pues, hay que recordar que, en Guatemala y otros países, gran parte de las organizaciones pertenecen a la industria manufacturera, agrícola, minera, comida rápida, alimentos no perecederos, medicamentos o prestan servicios como hospitalización, seguridad privada, construcción, impulsadoras de ventas, masajes, bancos, entre otros.

Fuente: Internet

Dichas empresas o micro empresas cuentan con instalaciones y personal administrativo, pero la mayoría de sus trabajadores laboran en plantas de producción donde no pueden ni deben manipular computadoras o dispositivos móviles, como medida de seguridad industrial. O bien, por su constante y completa atención al cliente no tienen acceso a redes sociales. Regularmente, poseen un lugar para dejar su teléfono móvil durante las horas de trabajo.

Entonces, las propuestas anteriores no son 100% viables. Cualquier administrador o ingeniero las descartaría fácilmente, porque su responsabilidad es enfocarse en la producción, calidad, maquinaria y seguridad. No se está afirmando que se despreocupan por las relaciones humanas entre los empleados y la comunicación interna de la fábrica. Pero están acostumbrados a trabajarla de forma tradicional, a través de memorandos, carteleras y reuniones quincenales o mensuales.

Sin embargo, el presente artículo busca dejar la inquietud a los directivos sobre el uso de las nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), como una herramienta útil para el progreso de la organización. Pueden invitar a su personal a visitar la página web, fan page, canal de YouTube de la empresa, en el tiempo libre fuera de la misma y a externar sus comentarios, en estos mismos medios o de forma personal.

Probablemente, los trabajadores sí poseen cuentas en las redes sociales, aunque no las revisen constantemente. Por lo que lograr que visiten los sitios web de la empresa o que participen en los grupos secretos de Facebook fuera del horario laboral, fomentará aún más la identidad  y compromiso con la misma. A la vez que cada empleado se sentirá importante para la organización, porque sabrá que sus opiniones y emociones son tomadas en cuenta.

Sin duda, la creatividad del administrador de redes o comunicador organizacional será fundamental para implementar acciones de comunicación interna que sean llamativas e interesantes para el personal, sin poner en riesgo la seguridad de los trabajadores y la calidad de los productos o servicios que se ofrezcan.

Reinvención para identificación

Fuente: Internet

Las empresas deben avanzar de la mano con el mundo tecnológico, no sólo para mejorar sus servicios e imagen externa, sino también para fortalecer la comunicación interna y facilitar el logro de objetivos.

Probablemente, en muchas organizaciones ya existan grupos secretos pero no oficiales. Abrir uno les sorprenderá a los empleados y les interesará observar o participar en el desarrollo del mismo. Si las acciones solicitadas o motivadas por este medio responden a un plan estratégico serán de éxito.

Cuando las publicaciones o comentarios hechos por el personal ameritan una respuesta formal por parte de los directivos, deben tramitarse en el menor tiempo posible, para ganarse el respeto y confianza del mismo en la funcionalidad del grupo.

La implementación de las acciones que aquí se proponen puede convertirse en un pilar primordial de la cultura corporativa. La cual aportará elementos de diferenciación con la competencia y otras empresas en general.

 Bibliografía

Guzmán, Vanessa. 2012. Comunicación Organizacional. 1ª ed. México: Red Tercer Milenio. P. 95

Torres, Andrea; Criollo, Rosa; Pulido, Jairo. 2011. La importancia de la comunicación interna para generar una cultura de servicio. Especialización en Gerencia de la Comunicación Organizacional. Instituto de Postgrados. Universidad de la Sabana. 

Electrografía

http://www.rivassanti.net/notas-sobre-Las-Redes-Sociales/Estadisticas-de volumen-de-usuarios-Facebook-y-Redes-Sociales.php Consultado el 13/10/2014 a las 22 horas