Las redes sociales son un arma a favor
Facebook, Twitter, YouTube, entre otras redes
sociales, tienen el poder de ser herramientas que afectan o benefician el
desarrollo de una persona, organización o comunidad. Todo depende del uso que los
administradores les den a estas. Muchos
expertos en comunicación y mercadeo han abordado las ventajas que la social
media trae a la imagen de la empresa, lo cual repercute indirecta o directamente
en las ventas de la misma.
Sin embargo, muy poco o nada se ha
desarrollado el uso y potencial que las mismas pueden tener a nivel interno de
las organizaciones. En la mayoría, se priva a los empleados el acceso a sus
cuentas, para evitar que la productividad o calidad de sus servicios se
reduzca. A continuación se presentarán formas de usar las redes sociales, que
se han convertido en productos de consumo diario, a favor de los empleados y la
empresa.
La comunicación interna en las organizaciones
Un elemento importante para el desarrollo,
económico y social, de las organizaciones es la comunicación. Los adecuados
procesos de comunicación interna dan como resultado una exitosa comunicación
externa. Para trabajar en la comunicación interna deben tomarse en cuenta
varios aspectos de los empleados y de los procesos que estos realizan.
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Según Fernando Martín, la comunicación interna es el “conjunto de
actividades efectuadas por cualquier organización, para la creación y
mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso
de diferentes medios de comunicación que los mantengan informados, integrados y
motivados, para contribuir con su trabajo al logro de los objetivos
organizacionales”. (Guzman, 2012: 76)
Precisamente en este punto entran a actuar las redes
sociales como herramientas para crear y fortalecer las interacciones entre los
miembros de una organización y mejorar así los resultados externos.
Un mundo de funciones y aplicaciones
Las cifras de los usuarios de las redes sociales
aumentan cada día en Europa, América y por lo tanto, también en Guatemala. Dentro
de las estadísticas se puede mencionar que el 20% de la población con acceso a
Internet es miembro de una red social. El usuario medio consulta su red social
al menos dos veces al día y la mitad de
los usuarios no tiene acceso a las redes sociales desde sus puestos de trabajo
en la empresa. (http://www.rivassanti.net/notas-sobre-Las-Redes-Sociales/Estadisticas-de-volumen-de-usuarios-Facebook-y-Redes-Sociales.php)
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Facebook es la red social
más conocida a nivel mundial, el 85% de los usuarios de Internet conocen
Facebook. En el último año
ha sumado 49 millones de cuentas y alcanza ya los 1.109 millones. Twitter
supera los 500 millones de
cuentas. Google+ tiene 300, Instagram
150 y YouTube 100 millones. Los
usos de las mismas son variados, estar en contacto con amigos y familiares,
publicar fotografías de sí mismos y sus actividades, información,
entretenimiento, mercadeo, encuestas y muchas más.
Pero en esta ocasión se le agregará una
nueva utilidad o beneficio: fortalecimiento de la comunicación interna
organizacional. ¿Cómo? Fácil y sencillo. El primer punto es tomar a las redes
sociales como aliadas y no como enemigas del rendimiento en general de los
empleados.
Posteriormente el administrador de redes
o el comunicador organizacional de la empresa creará un grupo secreto en
Facebook, por ser la red social más popular. En este agregará las cuentas de
los empleados, informándoles previamente de la acción. Asimismo, se pautarán
normas del uso de las redes sociales dentro de la empresa.
Las normas de uso dependerán de las
funciones que en general realice la empresa o de las que cumpla cada empleado.
Puede ser de 10 a 15 minutos en la primera hora de trabajo, antes o después del
almuerzo o en la última hora. También puede promoverse en los horarios de
refacción o comidas.
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En este grupo pueden crearse o reforzarse
la misión, visión y valores de la empresa, según la situación de cada
institución. El comunicador preparará una actividad distinta cada semana o
quincena. Proponiendo acciones sencillas, como pedirles que escriban una frase
acerca del respeto, publicar una imagen de la tolerancia, resolver una trivia
que revele datos históricos de la empresa.
Para motivar el uso y la participación
de los empleados, se premiará al final de cada mes al más creativo o rápido en
contestar. El grupo será una herramienta importante para medir la satisfacción
de los trabajadores dentro de la organización, pues pueden plantearse encuestas
acerca de su opinión respecto algunos temas laborales. Ayudará a la toma de
decisiones.
Si el departamento de comunicación
trabajara en la edición de vídeos corporativos, puede publicarlos y pedir que
comenten sobre el contenido del mismo. Será un espacio perfecto para publicar
fotografías de capacitaciones, cumpleaños o eventos especiales en los que
participen los trabajadores. En este se reconocerá de forma pública al empleado
del mes, se felicitará a cumpleañeros, recién casados y madres que hayan dado a
luz o se expresará el pésame a algún compañero que esté de duelo. De esta forma
se reforzará la identidad y sentido de pertenencia a la empresa.
El medio se prestará para la
organización de eventos formales o informales, como Baby Showers, despedidas de
solter(o), convivios navideños, encuentros deportivos, almuerzos y más. Los
compañeros propondrán fecha del evento, lugar y horario. Así como los
materiales que cada uno aportará para la realización del mismo.
Si no pueden reemplazarse por completo
las impresiones de memorandos, sí reducirá el uso de papel y tinta para
informar al personal acerca de actividades que se realizarán durante la semana
o el mes. El grupo en Facebook informará el administrador cuántas personas y
quiénes leyeron la información, dejando por un lado las tradicionales copias o
firmas de recibido. La constancia digital es fidedigna, pues no permite la
alteración de datos.
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La retroalimentación se facilita por
este medio. Los empleados tendrán la libertad de manifestar sus inquietudes,
dudas, solicitudes o inconformidades.
Siendo el administrador o comunicador que gestione o traslade la
información al departamento que corresponda y dé pronta respuesta a la misma.
Dicho espacio también permite que se pueda abrir una sala de chat con uno o
varios miembros del grupo, para tratar temas específicos.
Finalmente pero no menos importante, se
pondrá especial atención al diseño de las imágenes que identifiquen al grupo
virtual. La foto o imagen de perfil puede ser el logotipo de la empresa y la de
portada será reemplazada constantemente con elementos que identifiquen a los
empleados con la organización. Esta puede ser la fotografía con más “likes” de
un evento o la imagen que publicó alguno de los empleados.
Estas acciones harán que el personal se
sienta valioso e importante. Los directivos deben prestarle atención a las
actividades que se realicen en el grupo virtual, para que los trabajadores
tomen con respeto y seriedad cada una de sus participaciones en el mismo. De lo
contrario será visto como pérdida de tiempo y puede prestarse sólo para
entretenimiento, chismes o críticas destructivas.
¿Se puede aplicar en todas las organizaciones?
Esta pregunta es
muy importante. Pues, hay que recordar que, en Guatemala y otros países, gran
parte de las organizaciones pertenecen a la industria manufacturera, agrícola,
minera, comida rápida, alimentos no perecederos, medicamentos o prestan servicios
como hospitalización, seguridad privada, construcción, impulsadoras de ventas,
masajes, bancos, entre otros.
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Dichas empresas o
micro empresas cuentan con instalaciones y personal administrativo, pero la
mayoría de sus trabajadores laboran en plantas de producción donde no pueden ni
deben manipular computadoras o dispositivos móviles, como medida de seguridad
industrial. O bien, por su constante y completa atención al cliente no tienen
acceso a redes sociales. Regularmente, poseen un lugar para dejar su teléfono
móvil durante las horas de trabajo.
Entonces, las
propuestas anteriores no son 100% viables. Cualquier administrador o ingeniero
las descartaría fácilmente, porque su responsabilidad es enfocarse en la
producción, calidad, maquinaria y seguridad. No se está afirmando que se
despreocupan por las relaciones humanas entre los empleados y la comunicación
interna de la fábrica. Pero están acostumbrados a trabajarla de forma
tradicional, a través de memorandos, carteleras y reuniones quincenales o
mensuales.
Sin embargo, el
presente artículo busca dejar la inquietud a los directivos sobre el uso de las
nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs), como una
herramienta útil para el progreso de la organización. Pueden invitar a su personal
a visitar la página web, fan page, canal de YouTube de la empresa, en el tiempo
libre fuera de la misma y a externar sus comentarios, en estos mismos medios o
de forma personal.
Probablemente, los
trabajadores sí poseen cuentas en las redes sociales, aunque no las revisen
constantemente. Por lo que lograr que visiten los sitios web de la empresa o
que participen en los grupos secretos de Facebook fuera del horario laboral,
fomentará aún más la identidad y compromiso
con la misma. A la vez que cada empleado se sentirá importante para la
organización, porque sabrá que sus opiniones y emociones son tomadas en cuenta.
Sin duda, la
creatividad del administrador de redes o comunicador organizacional será
fundamental para implementar acciones de comunicación interna que sean
llamativas e interesantes para el personal, sin poner en riesgo la seguridad de
los trabajadores y la calidad de los productos o servicios que se ofrezcan.
Reinvención para identificación
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Las empresas deben avanzar de la mano con el
mundo tecnológico, no sólo para mejorar sus servicios e imagen externa, sino
también para fortalecer la comunicación interna y facilitar el logro de
objetivos.
Probablemente, en muchas organizaciones ya
existan grupos secretos pero no oficiales. Abrir uno les sorprenderá a los
empleados y les interesará observar o participar en el desarrollo del mismo. Si
las acciones solicitadas o motivadas por este medio responden a un plan
estratégico serán de éxito.
Cuando las publicaciones o comentarios hechos
por el personal ameritan una respuesta formal por parte de los directivos,
deben tramitarse en el menor tiempo posible, para ganarse el respeto y
confianza del mismo en la funcionalidad del grupo.
La implementación de las acciones que aquí se
proponen puede convertirse en un pilar primordial de la cultura corporativa. La
cual aportará elementos de diferenciación con la competencia y otras empresas
en general.
Bibliografía
Guzmán, Vanessa. 2012. Comunicación
Organizacional. 1ª ed. México: Red Tercer Milenio. P. 95
Torres, Andrea; Criollo, Rosa; Pulido, Jairo. 2011. La importancia de la comunicación
interna para generar una cultura de servicio. Especialización en Gerencia
de la Comunicación Organizacional. Instituto de Postgrados. Universidad de la
Sabana.
Electrografía
http://www.rivassanti.net/notas-sobre-Las-Redes-Sociales/Estadisticas-de
volumen-de-usuarios-Facebook-y-Redes-Sociales.php Consultado el 13/10/2014 a
las 22 horas
